Сразу ответим на другой вопрос: кому она нужна? Работодателю! Да-да, не трудовой инспекции, не всегда — работнику. А именно вам, дорогие работодатели.

Давайте разбираться.

Что должно быть написано в должностной инструкции (а коротко — ДИ)?

1.Требования.

Всё-всё про человека, который бы идеально смог выполнять обязанности. Залог успеха человека на этой должности.

Требования к образованию. Среднего специального достаточно? обязательно высшее? а какое высшее? Экономическое, психологическое, в области информационных технологий?

К опыту работы — прям конкретно, сколько лет и на какой должности, если руководитель — то сколько лет на руководящих должностях.

Что должен знать — какие компьютерные программы, специальные знания и навыки (к примеру, основы трудового законодательства, основы полиграфии или сметное дело…)

2. Обязанности.

Можно сначала написать крупными мазками. Зачем вообще эта должность нужна, 5-6 пунктов.

А дальше конкретно:

• Организовывает работу участка.
• Составляет планы работ ежедневные, еженедельные, ежемесячные.
• Подает заявку на закупку материалов, комплектующих.
• Участвует в подборе персонала.
• Занимается вводным обучением новых сотрудников своего участка.
• Составляет график работы участка, ведет табель рабочего времени.
• Расставляет персонала по единицам оборудования.
• Планирует профилактические работы и техническое обслуживание оборудования.

3. Ответственность.

Обычно пишут общие фразы»… несет ответственность в пределах действующего законодательства РФ». Хотя недооценивают такой важный пункт.

Это зона ответственности сотрудника на данной должности:

Рекрутер отвечает за закрытие вакансий в срок.

Менеджер по рекламе отвечает за рекламный бюджет компании.

Сотрудник сразу знает, за что он несет ответственность, знает критерии, по которым оценивают его работу.

Если заработная плата состоит из оклада и премиальной части, то сотрудник сам понимает: когда ему выплатят премию, а когда нет. Ни обид, ни конфликтов — договорились на берегу.

Чем помогает ДИ?

Отсеивает ненужных кандидатов.

Вот еще пример из жизни.

«Суперумный» кандидат просит письменный отказ в трудоустройстве.

Вы тут же берете должностную инструкцию и, ссылаясь на конкретные пункты, составляете ответ. Почему он/она не подходит на эту работу. И вы сделали свой выбор в пользу другого кандидата.

Или кто-то из сотрудников претендует на руководящую должность.

Вы показываете ДИ, вместе обсуждаете, чего ему не хватает для этой должности. И вот уже сотрудник на вас не обижен, а даже вдохновлен. Ему понятен его план развития на ближайшие пару лет.

Замечаете, что сотрудник пренебрегает отчетами? Или что-то ему просто не нравится выполнять?

Разговариваете, вместе читаете ДИ, и сотрудник понимает: «Да, не уйдешь и не отвертишься, придется делать».

А тут совсем важный пункт.

Руководитель понимает, кто за что отвечает в его компании. Нет ли задвоения функций? Нет ли пересечения зон ответственности? Нет ли конфликта интересов: одному важно закупать, а другому экономить.

По какому показателю компания проседает? На какой должности?

Может быть, это вообще ни у кого не прописано, поэтому никто никогда за это не отвечал.

Как должна быть составлена должностная инструкция?

Простой вариант: описание функционала — в трудовом договоре. В заключительных пунктах трудового договора прописывается ответственность. Требования по должности уже сюда не вставишь.

А мы уже знаем, для чего они нужны.

Поэтому рекомендуем отдельный документ под названием «Должностная инструкция офис-менеджера».

С ним сотрудник знакомится до устройства на работу.

Показать ДИ можно даже на собеседовании. Кандидат понимает, что от него требуется и что входит в круг его обязанностей за эти деньги.

Разговор сразу носит деловой и главное — конкретный характер. Нет неожиданностей ни с одной стороны, ни с другой. И вот вы познакомили нового сотрудника в первый день работы с его ДИ, он поставил число и подпись.

Непосредственные руководители могут быть ознакомлены с ДИ своих подчиненных.

Это никакая не тайна, здесь нет персональных данных, поэтому ДИ могут лежать на сетевом диске для всеобщего ознакомления.

А теперь детали.

При приеме на работу сотрудник не может отказаться подписывать ДИ.

Ели он не подписал, не согласен с тем, что написано в ДИ, значит, трудовые отношения и не наступили. Не хочешь — не выполняй. Тогда нам такой сотрудник не нужен.

Но такого за 17+ лет работы ни разу не видела.

Если сотрудник уже работает в компании, а ДИ для него не составлена?

Что делать?

Тогда появляется совместное творчество. Можно попросить самого сотрудника или его непосредственного руководителя описать свой функционал ежедневно, еженедельно, ежемесячно.

Сотрудник сам вовлечен в процесс создания своей ДИ. Снижается фактор неизвестности и внезапности (вдруг заставили подписать). Сотрудник охотнее подпишет ДИ.

Если сотрудник не хочет подписывать ДИ?

Советуем поговорить, выяснить причину. Если не согласен с рядом пунктов, а Вам это жизненно важно — тогда увольнение в течение 2 месяцев в связи с отказом от изменения условий трудового договора (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) с выплатой 2-недельного среднего заработка.

Если все разногласия утрясены, то сотрудник подписывает ДИ и продолжает работать дальше.

И ещё.

ДИ экономит время.

Если она грамотно и полно составлена, ДИ может заменить заявку на подбор сотрудника. Мы с радостью возьмем её в работу!

Хотите получить структуру ДИ? Где прописаны все пункты ДИ? Которая прошла не одну проверку боем?